Sự phát triển của kỷ nguyên công nghệ số đã tạo điều kiện cho các nhà tuyển dụng xét duyệt hồ sơ xin việc tiện lợi qua hình thức email. Để không bị loại ra khỏi tầm mắt của doanh nghiệp, bạn cần phải học cách viết email xin việc chuyên nghiệp mà chúng tôi sắp hướng dẫn trong bài viết dưới đây.
Tìm hiểu khái niệm email xin việc
Email xin việc được hiểu là phần biên soạn nội dung của ứng viên xin việc làm, được viết trực tiếp trên hộp thư điện tử. Thông thường, email sẽ bao gồm rất nhiều giấy tờ khác nhau liên quan đến hồ sơ xin việc mà nhà tuyển dụng yêu cầu.
Việc viết email xin việc không bắt buộc các ứng viên phải soạn nội dung quá phức tạp, cầu kỳ, bạn chỉ cần trình bày súc tích và đầy đủ ý, tránh gây ấn tượng xấu với người xét duyệt. Lý do không cần viết quá dài dòng là vì tất cả thông tin cần thiết đều đã được diễn giải chi tiết ở hồ sơ xin việc.
Ngoài ra, các bạn cũng cần phải phân biệt rõ ràng hai khái niệm email xin việc và thư xin việc (hay còn gọi là Cover Letter). Email xin việc là nội dung trình bày về bản thân và công việc thông qua email, còn thư điện tử được hiểu là nội dung dạng file được gửi kèm cùng bộ hồ sơ xin việc.
Cách viết email xin việc như một chuyên gia
Ngày nay, không ít người đã mắc rất nhiều sai lầm khi viết email làm ảnh hưởng đến quá trình ứng tuyển. Dưới đây là cách viết email xin việc chuyên nghiệp.
Tên email và tên hiển thị
Tên email là yếu tố quan trọng khi đi xin việc, nhiều bạn trẻ thường đặt tên theo sở thích ví dụ như “[email protected]”. Điều này có thể khiến ứng viên bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Để tránh bị đánh giá là người thiếu chuyên nghiệp trong công việc, các ứng viên cần phải cẩn thận và tuyệt đối không nên đặt tên theo biệt danh quen thuộc.
Tiêu đề email xin việc
Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp đưa ra yêu cầu về cách đặt tiêu đề mặc định cho ứng viên. Điều này sẽ dễ dàng hơn rất nhiều vì các bạn chỉ cần thực hiện đúng theo hướng dẫn và thay những thông tin cá nhân tương ứng là đã hoàn thành phần tiêu đề.
Mặc khác, đối với những trường hợp tiêu đề phải tự đặt cũng không quá phức tạp. Các bạn chỉ cần tiến hành viết theo quy trình như sau: Họ và tên – Vị trí ứng tuyển công việc – Tên doanh nghiệp – Thời gian ứng tuyển. Hoàn thành một tiêu đề đầy đủ thông tin cũng là cách viết email xin việc bài bản.
Viết nội dung email chuyên nghiệp
Sau khi hoàn thành hình thức của email về tên và tiêu đề, các bạn sẽ bắt đầu trình bày nội dung email một cách chuyên nghiệp theo trình tự như sau:
Phần mở đầu
Các bạn có thể viết phần mở đầu một cách chuẩn chỉnh với cụm từ “Kính gửi…”. Đây là hình thức thể hiện sự tôn trọng của ứng viên dành cho nhà tuyển dụng. Tuyệt đối tránh sử dụng những từ kém trang trọng như “Gửi…” hoặc “Chào anh/chị…” vì sẽ gây mất thiện cảm trong mắt nhà tuyển dụng.
Trong trường hợp các bạn biết rõ người đảm nhận công việc xét duyệt email và tuyển dụng. Bạn có thể soạn nội dung trực tiếp theo trình tự như “Kính gửi + Ms/Mr + Tên người tuyển dụng + Vị trí công việc của họ”. Ngược lại, nếu không biết đích danh ai là người nhận hồ sơ thì có thể viết theo cách như “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên của công ty” để mở đầu email.
Phần nội dung chính
Phần nội dung chính đóng vai trò mấu chốt trong việc quyết định ứng viên sẽ được tuyển dụng hoặc không. Đây là phần mà các bạn có thể trình bày tất tần tật những thông tin quan trọng về bản thân. Tuy nhiên, luôn ghi nhớ một điều là không được viết quá dài dòng, lê thê mà chỉ nên nêu ra những điểm mạnh ấn tượng nhất của mình. Từ đó, gây ấn tượng và tạo động lực để nhà tuyển dụng xem xét, cũng như đánh giá hồ sơ xin việc của bạn một cách chi tiết hơn.
Cách viết email xin việc ở phần nội dung chính phải bao gồm những vấn đề như sau:
- Trình bày ngắn gọn và súc tích thông tin cơ bản về bản thân. Ví dụ như tên đầy đủ, nơi đang theo học tập hoặc vị trí đang làm việc.
- Mục đích gửi email ứng tuyển cho vị trí nào, bạn tìm thấy nguồn đăng tải ở đâu (Viết nơi bạn đã cập nhật thông tin tuyển dụng của công ty).
- Nêu ra những kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân trong quá trình làm việc trước đây.
- Tiến hành đình kèm hồ sơ để xin việc như CV, Cover Letter, Portfolio,…
Phần kết
Khi kết thúc email, đừng quên bày tỏ lời cảm ơn một cách chân thành đến nhà tuyển dụng vì họ đã dành thời gian đọc nội dung email. Bên cạnh đó, bạn cũng nên thể hiện cho họ thấy sự mong chờ những lời hồi âm đến từ phía tuyển dụng. Chỉ cần hoàn thành theo quy trình đã hướng dẫn là bạn đã có thể gây ấn tượng tốt với đội ngũ xét duyệt email xin việc.
Chữ ký email
Để email trở nên chỉn chu và chuyên nghiệp, các bạn nên tạo chữ ký điện tử sau khi hoàn thành nội dung. Điều đó thể hiện sự tinh tế trong cách làm việc, cụ thể bao gồm họ tên, số điện thoại đang sử dụng, thông tin mạng xã hội (Facebook, Telegram, Zalo,…), vị trí công việc đang đảm nhận (Nếu có).
Tài liệu xin việc
Sau khi học cách viết email xin việc bài bản, các bạn cần phải cân nhắc về phần tài liệu xin việc, để đảm bảo trình bày đầy đủ tất cả thông tin cần thiết. Những tài liệu đính kèm sẽ bao gồm:
- CV (Sơ yếu lý lịch): Làm nổi bật thành tích và kinh nghiệm làm việc của bản thân một cách chi tiết.
- Thư xin việc (Cover letter): Trình bày cụ thể nhiều thông tin hơn về bản thân nếu chưa nêu rõ trong phần CV.
- Portfolio (Tổng hợp dự án): Đây là phần vô cùng quan trọng giúp nhà tuyển dụng có được cái nhìn thực tiễn về những sản phẩm bạn đã tạo ra.
- Thư giới thiệu (Letters of Recommendation): Bạn có thể xin lá thư xin việc từ nơi làm cũ hoặc giáo sư ở trường, để chứng minh năng lực nổi bật của bản thân.
Lưu ý vấn đề lỗi sai thường gặp khi viết email
Việc nắm rõ cách viết email xin việc chưa chắc sẽ giúp cho các bạn thành công tuyệt đối. Hơn hết, các ứng viên cần tránh những lỗi sai thường gặp như sau:
- Sai chính tả: Sau khi viết hoàn thành email, bạn nên dành thời gian để kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thông tin đã trình bày. Mục đích là để đảm bảo không còn những lỗi sai cơ bản như sai chính tả, gây mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
- Không ghi vị trí ứng tuyển: Nhiều ứng viên bị loại ngay lập tức khi thiếu sót thông tin quan trọng này. Lý do là vì nhà tuyển dụng thường nhận được nhiều bộ hồ sơ cùng lúc, do đó các bạn cần phải ghi cụ thể vị trí ứng tuyển để họ dễ dàng kiểm soát thông tin hồ sơ.
- Sai hình thức: Những hình thức mà chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết về cách đặt tiêu đề, cách ghi lời mở đầu,… Các bạn cần phải tuân thủ chính xác để tránh sai sót và giúp cho email thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Qua bài viết trên, chúng tôi đã cung cấp thông tin chi tiết về cách viết email xin việc chuyên nghiệp và bài bản. Hy vọng các bạn sẽ nghiên cứu kỹ lưỡng theo hướng dẫn, đồng thời áp dụng vào cách trình bày nội dung email của bản thân để dễ dàng có được việc làm nhanh chóng. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm bài viết cùng chủ đề:
- Chứng chỉ ngoại ngữ bậc 3 là gì và đầy đủ thông tin cần biết
Bình luận